A CÂMARA MUNICIPAL DE NOVA VENÉCIA, ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, aprova a seguinte resolução:
Art. 1º Através da presente resolução fica determinada a Organização Administrativa da Câmara Municipal de Nova Venécia.
Art. 2º Ficam criados os órgãos administrativos da Câmara Municipal, como se segue:
I -
Secretaria;
I - Secretaria executiva; (Redação dada Pela Resolução nº 245/1989)
II - Setor de
Expediente e Relações Públicas;
II - Secretaria de Comunicação para Assuntos de Expediente e Relações Pública; (Redação dada Pela Resolução nº 245/1989)
III - Setor de
Administração;
III - Departamento de Administração. (Redação dada Pela Resolução nº 245/1989)
IV - Setor de
Contabilidade;
IV - Departamento de Contabilidade. (Redação dada Pela Resolução nº 245/1989)
V - Assessoria Jurídica.
Art. 3º A Secretaria é o órgão da Câmara Municipal que tem por finalidade de promover as atividades relativas a:
Assessoramento à Mesa Diretora da Câmara, atividades de expediente e registro, assim como divulgação e relações públicas da edilidade; assessoria aos vereadores no que respeita à tramitação e controle do processo legislativo; execução dos serviços de recrutamento, seleção, treinamento, regime jurídico, controles funcionais e demais atividades da administração do pessoal; padronização, aquisição, guarda, distribuição e controle do material utilizado na Câmara; tombamento, registro, inventário, proteção e conservação dos bens móveis da Câmara; conservação interna e externa do prédio da Câmara; móveis e instalações; controle e escrituração contábil da Câmara, recebimento, pagamento, guarda e movimentação dos dinheiros e outros valores da Câmara.
Art. 4º Compete ao Secretário:
I - Assessorar o Presidente no planejamento, na organização e na coordenação das atividades da Câmara;
II - Representar oficialmente o Presidente, sempre que para isso for credenciado;
III - Organizar audiências e atender ou fazer atender às pessoas que procurarem o Presidente;
IV - Procurar saber nas repartições municipais a marcha das providências solicitadas pelo Presidente;
V - Incumbir-se da correspondência endereçada pelo Presidente, redigindo-a, quando for o caso, e providenciando sua datilografia;
VI - Manter arquivo de documentos e papéis que, em caráter particular, sejam endereçados ao Presidente;
VII - Atender pessoalmente ao Presidente, providenciando o necessário para dar-lhes as devidas condições de trabalho e organizando sua agenda de atividades e programas oficiais;
VIII - Recepcionar visitantes e hóspedes oficiais da Câmara;
IX - Promover a realização das atividades relativas ao expediente, registros, divulgação e relações públicas da edilidade;
X - Promover a execução de todas as atividades referentes aos serviços parlamentares do Poder Legislativo;
XI - Promover a realização das atividades relativas aos serviços de recepção, informação, protocolo, arquivo, documentação e biblioteca da secretaria da Câmara Municipal;
XII - Promover a execução das atividades referentes aos serviços de recrutamento, seleção, treinamento, regime jurídico, controles funcionais e demais atividades da administração de pessoal;
XIII - Promover a execução das atividades referentes aos serviços de padronização, aquisição, guarda, distribuição, e controle de todo material utilizado na Câmara Municipal;
XIV - Promover a execução das atividades referentes aos serviços de tombamento, registro, inventário, proteção e conservação dos bens móveis da Câmara Municipal;
XV - Determinar a manutenção dos veículos e do equipamento de uso geral da Câmara, bem como sua guarda e conservação;
XVI - Determinar a conservação interna e externa do prédio da Câmara, móveis e instalações;
XVII - Promover a execução das atividades referentes aos serviços de controle e escrituração contábil da Câmara;
XVIII - Promover a execução das atividades referentes aos serviços de recebimento, pagamento, guarda, e movimentação dos dinheiros e outros valores da Câmara.
Art. 5º O Setor de Expediente e Relações Públicas é o órgão que tem por finalidade a direção, orientação e supervisão das atividades relativas ao serviço de expediente e registros da Secretaria da Câmara, aos serviços de divulgação e relações públicas da edilidade, assim como aos serviços de apoio parlamentar da Câmara.
Art. 6º Compete ao Chefe do Setor de Expediente e Relações Públicas:
a) na qualidade de responsável pelas atividades de expediente e registro:
I - Formalizar os atos oficiais que devam ser assinados pelo Presidente, dando-lhes número e promovendo a sua publicação;
II - Preparar o expediente a ser assinado ou despachado pelo Presidente;
III - Publicar e registrar os atos da Câmara;
IV - Organizar e manter atualizado o arquivo e fichário dos atos da Câmara Municipal;
V - Promover o registro do nome, endereço e telefones das autoridades de interesse da Câmara;
VI - Promover a numeração e expediente da correspondência oficial;
VII - Providenciar, junto à imprensa, as retificações de textos dos atos publicados, e rever os atos antes de enviá-los para publicação.
b) na qualidade de responsável pelas atividades de divulgação e relações públicas da Câmara:
I - Supervisionar as atividades de informações ao público acerca das atividades da Câmara;
II - Promover a divulgação das atividades da Câmara;
III - Fazer os registros relativos às audiências, visitas, conferências e reuniões de que deva participar ou em que tenha interesse o Presidente;
IV - Apreciar as relações existentes entre a Câmara e o público em geral, propondo medidas para melhorá-las;
V - Programar solenidades, expedir convites e anotar todas as providências que se tornarem necessárias ao fiel cumprimento dos programas;
VI - Promovera organização de arquivos de recortes de jornais, relativos a assuntos de interesse da Câmara;
VII - Providenciar, junto aos órgãos da imprensa escrita e falada, a cobertura jornalística de todas as atividades e de atos de caráter público da Câmara;
VIII - Preparar e divulgar as atividades sociais internas da Câmara;
IX - Preparar a correspondência ou qualquer matéria destinada à divulgação.
c) na qualidade de responsável pelos assuntos legislativos:
I - Dar seqüência aos processos legislativos até o término de sua tramitação;
II - Supervisionar a preparação das atas relativas às reuniões do Plenário e sua reprodução e distribuição aos vereadores;
III - Promover o registro das Atas, Pareceres e Relatórios das Comissões;
IV - Receber e registrar documentos de teor legislativo, juntá-los se necessário, distribui-los controlar sua movimentação interna;
V - Observar os prazos de projetos remetidos para sanção do Prefeito e vetos recebidos do Poder Executivo;
VI - Rever, periodicamente, os processos e documentos legislativos arquivados, propondo a destinação mais adequada a cada um;
VII - Organizar os livros de registros de presença dos vereadores às reuniões do Plenário e das diferentes Comissões;
VIII - Elaborar e determinar a expedição de Atos da Mesa, da Presidência, das Comissões, de portarias, resoluções, decretos legislativos, autógrafos de leis, editais, certidões, leis promulgadas pelo Legislativo, contratos, convocações e, geral, avisos e demais documentos;
IX - Providenciar o registro apropriado dos atos em geral, portarias, leis promulgadas pelo Legislativo, autógrafos de leis, portarias, decretos legislativos, atos, instruções e avisos, assim como pareceres e votos em separado das Comissões;
X - Preparar os termos de posse dos vereadores, suplentes, prefeito e vice-prefeito;
XI - Organizar em arquivo a documentação relativa a cada vereador;
XII - Preparar a resenha do Expediente e da Ordem do Dia;
XIII - Organizar e manter em arquivo, separadamente, os processos destinados à Ordem do Dia;
XIV - Lançar os despachos em todas as proposições, correspondências e demais documentos, de conformidade com a deliberação do Plenário e da Mesa;
XV - Minutar e expedir certidões, à vista de despacho da autoridade competente.
Art. 7º O Setor de Administração é o órgão que tem por finalidade a direção, orientação e supervisão das atividades relativas aos serviços de protocolo e informações, arquivo e biblioteca, administração de pessoal, material e patrimônio e demais serviços auxiliares da Câmara.
Art. 8º Compete ao Chefe do Setor de Administração:
a) na qualidade de responsável pelas atividades de protocolo e informações:
I - Promover o recebimento, numeração, distribuição e controle da movimentação de papéis nos órgãos da Câmara;
II - Fazer protocolar todos os projetos de lei, decretos legislativos, resoluções, requerimentos, moções, indicações, substitutivos, emendas, subemendas e pareceres das Comissões;
III - Promover a organização das pastas que formam os processos e dos documentos recebidos para protocolo;
IV - Promover o registro de tramitação de projetos de lei e demais papéis, o despacho final e a data do respectivo arquivamento;
V - Promover o controle dos prazos de permanência dos projetos e documentos nas Comissões e órgãos que os estejam processando;
VI - Promover os trabalhos datilográficos dos serviços de protocolo da Câmara;
VII - Promover o recebimento da correspondência dirigida aos vereadores e aos órgãos da Câmara e providenciar sua distribuição.
VIII - Supervisionar as atividades de informações solicitadas sobre o andamento e despachos de projetos de lei e outros processos.
b) na qualidade de responsável pelas atividades de arquivo e biblioteca:
I - Organizar o sistema de referência e de índices necessários à pronta consulta de qualquer documento arquivado;
II - Promover o colecionamento, a encadernação e o arquivamento de jornais e publicações de interesse da Câmara e manter em arquivo jornais e publicações oficiais sobre o Município;
III - Supervisionar as informações aos interessados a respeito de processos, papéis e outros documentos arquivados, e autorizar seu empréstimo, mediante recibo;
IV - Fazer registrar, classificar, catalogar, guardar e conservar todas as publicações da Câmara, mantendo atualizado o sistema de fichários;
V - Organizar e manter de forma completa as coleções de revistas e publicações da biblioteca.
c) na qualidade de responsável pelas atividades de pessoal:
I - Promover o recrutamento e a seleção dos funcionários da Câmara e o planejamento e a execução dos programas de treinamento;
II - Organizar a lotação nominal e numérica dos funcionários da Câmara;
III - Elaborar a proposta orçamentária da Secretaria da Câmara na parte relativa a pessoal;
IV - Promover a lavratura dos atos referentes a pessoal e, ainda, dos termos de posse dos funcionários da Câmara;
V - Promover a identificação e a matrícula dos funcionários da Câmara;
VI - Assinar as carteiras de identificação funcional dos funcionários da Câmara;
VII - Promover a elaboração e assinar folhas de pagamento dos funcionários da Câmara;
VIII - Examinar e opinar em questões relativas a direitos, vantagens, deveres e responsabilidades do pessoal;
IX - Cumprir e fazer cumprir a legislação específica referente aos funcionários da Câmara;
X - Promover a apuração do tempo de serviço do pessoal, para todo e qualquer efeito;
XI - Promover o controle da freqüência do pessoal para efeito de pagamento e tempo de serviço;
XII - Conceder, nos termos da legislação em vigor, licença aos funcionários da Câmara;
XIII - Promover a verificação dos dados relativos ao controle do salário-família, do adicional por tempo de serviço e outras vantagens dos funcionários previstas na legislação em vigor;
XIV - Promover a inspeção médica dos funcionários da Câmara para admissão, concessão de licenças, aposentadorias e outros fins legais;
XV - Conceder férias aos funcionários da Câmara;
XVI - Promover a organização e manutenção atualizada do cadastro dos funcionários da Câmara;
XVII - Promover os assentamentos da vida funcional de outros dados do pessoal, que possam interessar à Secretaria da Câmara.
d) na qualidade de responsável pelas atividades de material e patrimônio:
I - Determinar, tendo em vista o montante previsto da compra, o modo pelo qual será feita a licitação de materiais;
II - Constituir, juntamente com o Secretário, comissão de licitações para aquisição de material permanente e de consumo e uso corrente;
III - encaminhar ao Secretário para exame do Presidente os resultados das licitações;
IV - Promover a organização do cadastro de fornecedores, assim como a elaboração e manutenção atualizada do catálogo de materiais;
V - Promover o levantamento dos artigos empregados nos serviços, verificando os que melhor atendem às necessidades da Câmara e reduzindo as variedades de materiais usados, uniformizando-lhes a nomenclatura;
VI - Promover o controle dos prazos de entrega de material, providenciando as cobranças quando for o caso;
VII - Promover a manutenção do estoque e guarda em perfeita ordem de armazenamento, conservação, classificação e registro dos materiais de consumo da Câmara;
VIII - Promover a manutenção atualizada da escrituração referente ao movimento de entrada e saída de materiais do estoque existente;
IX - Promover o fornecimento dos materiais regularmente requisitados para os diversos serviços da Câmara;
X - Promover o controle do consumo do material, para efeito da previsão e controle gastos;
XI - Promover o tombamento dos bens patrimoniais da Câmara, mantendo-os devidamente cadastrados;
XII - Determinar as providências para apuração dos desvios e faltas de materiais eventualmente verificados.
e) na qualidade de responsável pelas atividades de serviços auxiliares:
I - Promover a guarda, abastecimento, lubrificação, lavagem, consertos e recuperação do veículo da Câmara;
II - Fazer inspecionar, periodicamente, os veículos da Câmara e providenciar os reparos que se fizerem necessários;
III - Promover o controle dos gastos de óleo, combustível e lubrificantes, assim como das despesas de manutenção do veículo;
IV - Comparecer aos locais dos acidentes com veículos da Câmara, e prestar as informações solicitadas pela autoridade de trânsito, tomando as providências necessárias;
V - Providenciar o emplacamento e o registro do veículo da Câmara;
VI - Zelar pela regularidade da situação dos motoristas da Câmara, em face da legislação de trânsito em vigor;
VII - Promover a conservação das instalações elétricas e hidráulicas da Câmara, assim com a recuperação de esquadrias, móveis e outros utensílios;
VIII - Promover a abertura e o fechamento da Câmara nos horários regulamentares;
IX - Promover a conservação, a limpeza interna e externa do prédio, móveis e instalações;
X - Promover a vigilância diurna e noturna do prédio da Câmara e das instalações elétricas e hidráulicas da casa, providenciando para que funcione regularmente;
XI - Promover a ligação de ventiladores, luzes e demais aparelhos elétricos e o seu desligamento no fim do expediente;
XII - Mandar hastear e baixar as bandeiras nacional e municipal em locais e épocas determinadas.
Art. 9º O Setor de Contabilidade é o órgão que tem por finalidade a direção, orientação e supervisão das atividades relativas aos serviços de contabilidade e tesouraria da Câmara.
Art. 10. Compete ao chefe do Setor de Contabilidade:
a) pelas atividades da contabilidade:
I - Remeter à Prefeitura, para fins orçamentário, a previsão da despesa da Câmara para o exercício seguinte;
II - Fazer registrar, sintética e analiticamente, em todas as suas fases, as operações da Câmara, resultantes da execução orçamentária;
III - Organizar mensalmente os balancetes do exercício financeiro;
IV - Levantar na época própria, o balanço geral da Câmara, contendo os respectivos quadros demonstrativos;
V - Assinar o balanço, balancetes e outros documentos de apuração contábil e financeiro;
VI - Visar todos os documentos contábeis;
VII - Organizar, nos prazos legais, o balanço geral bem como os balancetes mensais, diários e outros documentos de apuração contábil;
VIII - Promover o empenho prévio das despesas da Câmara;
IX - Acompanhar a execução orçamentária da Câmara em todas suas fases, conferindo todos os elementos dos processos respectivos;
X - Fornecer elementos, quando solicitado, para a abertura de créditos adicionais;
XI - Promover o exame e conferência dos processos de pagamento, tomando as providências cabíveis quando verificarem irregularidades;
XII - Manter o controle dos depósitos e retiradas bancárias, conferindo no mínimo, uma vez por mês os extratos de contas correntes;
XIII - Promover, para fins de integração à Contabilidade Central do Município na Prefeitura e encaminhamento dos demonstrativos contábeis mencionados e anualmente os empenhos não pagos e os inventários dos bens em poder da Câmara;
XIV - Promover o registro contábil dos bens patrimoniais em poder da Câmara;
b) na qualidade de responsável pelas atividades de tesouraria:
I - Assinar todos os cheques emitidos e endossar os destinados a depósitos em estabelecimentos bancários;
II - Promover o recebimento das importâncias devidas à Câmara;
III - Autorizar o pagamento da despesa, de acordo com as disponibilidades de numerário;
IV - Promover a guarda e conservação dos valores da Câmara;
V - Requisitar talões de cheques dos bancos;
VI - Incumbir-se dos contatos com estabelecimentos bancários, em assuntos de sua competência;
VII - Determinar a preparação dos cheques para os pagamentos autorizados;
VIII - Promover o registro dos títulos e valores sob sua guarda e providenciar depósitos nos estabelecimentos créditos;
IX - Determinar o recebimento de suprimento de numerários, necessários aos pagamentos de cada dia, mediante cheques ou ordens bancárias;
X - Movimentar contas bancárias, juntamente com o Secretário da Câmara;
XI - Promover o recolhimento das contribuições para as instituições de previdências, conforme o Regime Jurídico da Prefeitura Municipal;
XII - Promover o recolhimento do IRRF, dos seus funcionários à tesouraria do Município;
XIII - Promover o encerramento do exercício e a entrega do saldo numerário em seu poder à Tesouraria do Município.
Art. 11. A Assessoria Jurídica da Câmara Municipal, com funções de Procuradoria Judicial e Consultoria Jurídica, tem por finalidade a representação da Câmara Municipal em qualquer juízo, instância ou Tribunal do país e também extrajudicialmente e assessoramento jurídico ao Presidente da Câmara e dos órgãos administrativos da Câmara Municipal.
Art. 12. O horário de trabalho da Secretaria da Câmara Municipal de Nova Venécia será de segunda a sexta-feira das oito às dezesseis horas.
Art. 13. Esta resolução entra em vigor com efeito retroativo a 2 de janeiro de 1989, revogadas as disposições em contrário.
Este texto não substitui o original publicado e arquivado na Câmara Municipal de Nova Venécia.